Qu’avez-vous fait le 19 janvier 2017?

par | Août 3, 2018 | Gestion de projet | 0 commentaires

La mémoire joue des tours

Le 19 janvier 2017, c’est peut-être un peu loin. Mais si on vous demandait de dire sur quels projets vous avez travaillé lundi dernier, et mardi matin, et jeudi après 13 h, et vendredi entre 9 h 30 et 11 h 15, de mémoire, sans regarder votre agenda, en seriez-vous capable?

Quel genre d’employé êtes-vous?

Vous êtes du type A? Bravo, vous êtes très assidu sur vos feuilles de temps. Un oiseau rare dans votre entreprise! Vous devriez être récompensé pour votre assiduité ! (envoyez cet article à votre patron avec votre demande d’augmentation)

Vous êtes plus du type B? Vous ouvrez votre logiciel de gestion de projet 5 minutes avant que le patron arrive? Bonne nouvelle : vous êtes loin d’être seul! Vous formez la majorité des employés, parce qu’avouons-le, remplir des feuilles de temps, c’est la pire chose au monde (juste après devoir inventer toutes les raisons pour lesquelles vous ne les avez pas remplies).

Vous ressemblez plutôt au type C? Les feuilles de temps sont un concept un peu extraterrestre pour vous? Ou quand vous vous y mettez, c’est à coup de « 35 h dans admin »? C’est une meilleure nouvelle encore : vous êtes probablement un patron!

Ne vous en faites pas : si vous êtes du type B ou C, ce n’est pas forcément de votre faute. Ce n’est pas une excuse, mais trop souvent, faire sa feuille de temps ressemble à l’un des 12 travaux d’Astérix. Heureusement, on a des trucs pour vous (et ce n’est pas un formulaire A-38)!

Quatre trucs pour se libérer l’esprit

Tout noter au fur et à mesure : ne comptez pas sur votre « mémoire légendaire » pour vous souvenir de tout. Dès que vous finissez une tâche, notez immédiatement la date, la durée, le projet et le type. Vous pouvez aussi prendre en note vos tâches une fois par jour, mais ne dépassez pas 24 h ou votre mémoire vous jouera des tours!

Dédier une plage horaire à l’entrée de données : faire des feuilles de temps tous les jours est déjà bien assez pénible sans que ce doive être fait à la course au pire moment rush de votre semaine. « Bloquez » du temps dans votre agenda pour le faire; choisissez un moment de la journée où vous êtes moins productif, faites-vous couler un bon café et go!

Éviter de s’éparpiller : si vous n’avez d’autre choix que de noter à la main des entrées d’heures, faites-le dans un cahier uniquement dédié à cette tâche et reportez-les ensuite le plus rapidement possible dans votre logiciel de gestion.

Centraliser les feuilles de temps : ce truc s’adresse à vous, cher patron! Alors que la gang note ses heures dans des calepins à dessin, le quart du bureau s’affaire dans Notepad, un autre quart dans son agenda Outlook et les plus motivés dans un logiciel de productivité qui n’est partagé avec personne. Ça, c’est sans parler du quart restant qui inscrit son temps dans Microsoft Paint, faute d’un logiciel adéquat… Et si on rassemblait tout ce beau monde dans un seul logiciel convivial, avec une seule marche à suivre?

Les feuilles de temps : quossa donne?

À quoi servent les @?!%#&! de feuilles de temps dans une entreprise? À occuper le commis comptable? Non : on note les heures afin de bien suivre les projets, de facturer de façon honnête et parce que nos clients aiment la transparence. Les heures travaillées que vous avez notées n’importe où (sur une serviette de table, par exemple!) et que vous oublierez peut-être de comptabiliser dans le logiciel approprié sont des heures fantômes qui mettent en péril la saine gestion des projets.

Même avec les meilleurs trucs du monde, rien ne remplacera un bon outil de gestion de projet. Toutefois, ces quelques conseils vous aideront à vous motiver ou à commencer à vous motiver à peut-être songer à remplir éventuellement votre feuille de temps. Et si vous êtes du type A, puisque vous êtes déjà motivés, alors faites juste suivre cet article à tous vos collègues des types B et C… même au patron!

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
et entrepreneur depuis 25 ans !

J’ai développé un logiciel de gestion de projets pour ma première entreprise : un studio de graphisme. Au fil des années, ce logiciel a évolué, a pris le nom de Casserole et a gagné le cœur de plusieurs centaines d’entrepreneurs dans le secteur des services. Je vous invite à visiter notre site et découvrir comment la dernière mouture de Casserole Nova pourra avoir un effet positif sur vos affaires !

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
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