Une Nova pour Alfred

Texte rédigé par l’équipe de FileMaker et originalement publié sur dans la section FileMaker Français de Medium

Temps de lecture : 5 minutes

Ou comment une agence de communication transforme sa façon de travailler grâce une solution de gestion de projets.

«Chez Alfred, tout commence autour d’une table et finit avec un verre de champagne»

C’est ainsi que l’agence de communication Montréalaise présente la manière dont elle conçoit la relation client et la conduite de ses projets. Des services de création publicitaire, planification stratégique ou encore d’identité de marque, les équipes d’Alfred recherchent toujours l’échange et la compréhension des besoins afin de faire naître des idées innovantes et porteuses. Cette approche de travail a d’ailleurs porté ses fruits, puisque l’agence, créée en 2003, a doublé ses effectifs au cours des dernières années, comptant aujourd’hui une vingtaine de collaborateurs.

Retrouvez les réalisations d’Alfred ici.

Au vu de cette croissance, Antoine Bernier, directeur financier d’Alfred, a ainsi décidé de doter l’agence d’une solution pour gérer plus efficacement les projets et le système de facturations. C’est ainsi que ce “gardien des facturations”, tel qu’il se définit, va initier un processus de changement au sein de l’organisation.

Vers une solution intégrée… 📈

Auparavant, Alfred utilisait une solution Web-based pour les feuilles de temps, effectuait les devis sous Excel et avait également son propre système de comptabilité interne.

«Avec la croissance de nos activités, nous avions besoin d’une solution plus aguerrie, intégrée. Aussi, avec le doublement de nos effectifs, il était essentiel de se doter d’un système permettant d’intégrer les feuilles de temps.»

Antoine, intéressé par les nouvelles technologies et l’informatique, va ainsi commencer à se renseigner sur les solutions qui pourraient convenir à l’agence. Il repère premièrement une solution Web-based mais non disponible en français. “Pour notre activité, il est essentiel d’avoir un logiciel bilingue. L’ensemble de nos documentations et facturations doit en effet pouvoir être envoyé en français”. Rapidement, Antoine réalise qu’une solution basée sur FileMaker serait la plus adaptée aux besoins de l’agence.

«Le caractère évolutif des applications développées sur FileMaker est intéressant. C’est un outil qu’il est constamment possible d’améliorer en fonction de nos besoins, les efforts requis pour apporter une modification étant moindres, par rapport à d’autres plateformes. Cela me plaisait aussi de pouvoir déployer une solution sur le Web.»

Antoine assiste ainsi à une présentation de Casserole Nova, une solution développée par Fin Finaud, partenaire officiel et membre de FileMaker Business Alliance. Cette application, utilisée par 125 entreprises dans la seule région de Montréal, comporte une suite complète d’outils, adaptée pour des organisations comme Alfred : de la planification des projets, au suivi des budgets, à l’allocation des tâches et la création des devis et factures. Antoine commence ainsi à travailler avec les équipes de Fin Finaud pour l’implémentation de cette application au sein de l’agence.

«Avec Fin Finaud, nous avons une très belle relation d’affaire. J’apprécie beaucoup travailler avec eux : ils sont à l’écoute et très réactifs.»

…aux bénéfices nombreux 👌

Casserole Nova est aujourd’hui utilisée par l’ensemble des collaborateurs d’Alfred. En fonction des missions de chacun, l’application offre la possibilité de définir des niveaux d’accès utilisateurs. Cela permet ainsi à l’agence d’ajuster ses coûts d’une part, et de proposer une solution adaptée à chacun des membres d’autre part, qu’ils soient de l’équipe création ou du service clientèle par exemple. Ces derniers apprécient en outre la possibilité de partager des informations plus aisément, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes. L’outil de communication interne à Casserole Nova, “Bla Bla”, permet, par exemple, de conserver un historique pour l’ensemble des projets de l’agence en matière de suivi des échanges, facturations ou temps passé.

«C’est un outil très utile qui nous permet de conserver les informations dans le temps, même si une personne en charge d’un projet quitte l’entreprise.»

Aussi, les collaborateurs ont à présent la possibilité d’inscrire le temps qu’ils consacrent à chaque projet directement dans Casserole Nova. Il est par ailleurs plus aisé pour Antoine d’exporter des données de l’application et d’effectuer les rapports qu’il souhaite. Pour chaque projet, ce dernier dispose en effet d’un tableau de bord lui permettant d’en contrôler l’état d’avancement, la rentabilité, d’en analyser le coût et de suivre le budget.

«C’est un vrai gain de temps ! En quelques clics, il est maintenant possible d’obtenir rapidement les informations pertinentes dont nous avons besoin. Lors des renégociations de contrat, par exemple, cela nous permet souvent d’obtenir gain de cause.»

… et aux possibilités multiples ⚡️

Avec la version mobile de Casserole Nova disponible prochainement, les membres de l’agence pourront remplir leurs feuilles de temps directement sur iPhones ou iPads, sans avoir besoin d’être au bureau. Les entrées de temps pourront ainsi être effectuées de manière quotidienne. Cette flexibilité offerte aux salariés permettra en outre au service comptable de disposer d’informations plus précises et à jour.

«C’est un super produit qui est en train de transformer notre façon de travailler»

Et le Champagne dans tout cela… ?

Savouré, avec modération bien sûr 🍾

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
et entrepreneur depuis 25 ans !

J’ai développé un logiciel de gestion de projets pour ma première entreprise : un studio de graphisme. Au fil des années, ce logiciel a évolué, a pris le nom de Casserole et a gagné le cœur de plusieurs centaines d’entrepreneurs dans le secteur des services. Je vous invite à visiter notre site et découvrir comment la dernière mouture de Casserole Nova pourra avoir un effet positif sur vos affaires !

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
et entrepreneur depuis 25 ans !
J’ai développé un logiciel de gestion de projets pour ma première entreprise : un studio de graphisme. Au fil des années, ce logiciel a évolué, a pris le nom de Casserole et a gagné le cœur de plusieurs centaines d’entrepreneurs dans le secteur des services. Je vous invite à visiter notre site et découvrir comment la dernière mouture de Casserole Nova pourra avoir un effet positif sur vos affaires !