L’importance d’intégrer un volet financier à sa gestion de projets

par | Jan 29, 2018 | Gestion de projet | 0 commentaires

L’histoire que je vous raconte aujourd’hui n’est pas celle d’une personne qui existe vraiment, mais plutôt une histoire tricotée avec les parcours de nombreux entrepreneurs avec qui j’ai eu l’occasion de discuter au fil des années. Voici donc l’histoire de Paul*, comment il est passé de travailleur autonome à chef d’entreprise. Comment a-t-il substantiellement augmenté la rentabilité de son entreprise en intégrant un volet financier à sa gestion de projets quotidienne ?

Paul est un graphiste de talent, un créateur qui sait comment attirer l’œil des clients vers un produit ou une marque. Il a une belle clientèle qui achète son talent avec confiance. Aujourd’hui, il dirige une équipe d’une dizaine de personnes, mais ça n’a pas toujours été ainsi. Paul a débuté dans un coin du salon double de son appartement, avec un ordinateur, une imprimante et un téléphone. À cette époque, il partageait son temps entre les tâches administratives, les ventes, le suivi de la clientèle et la création… bien souvent les soirs et les weekends. À cette époque Paul gérait l’évolution et le suivi de ses projets avec sa mémoire et quelques notes manuscrites dans un cahier.

Faire le bon choix dans la multitude des solutions accessibles

Paul a ressenti le besoin de mieux contrôler et de mieux structurer ses projets à partir du moment où il a embauché un premier employé. Il a posé des questions dans son réseau et on lui a parlé de systèmes de gestion de tâches en ligne. Une catégorie de logiciels très foisonnante où se côtoient des systèmes comme Trello, Asana, Monday, Meister Task et Wrike. Paul a fait son choix et débuté l’utilisation d’une de ces plateformes avec d’abord une formule gratuite avant de se laisser tenter par les fonctions additionnelles offertes contre une mensualité de 10 $/utilisateur.

Plus de contrats, plus d’employés, plus rentable?

Son équipe a continué à grandir et tout allait bien, jusqu’à ce que Paul se rende compte que même si les affaires tournaient à plein régime, la rentabilité n’était pas au rendez-vous. Il repensait avec nostalgie à l’époque où il était seul dans son salon. Un consultant, appelé à la rescousse, lui a posé une série de questions financières : quels clients ne sont pas rentables ? Quel est le coût horaire de l’équipe de création ? Quels employés sont les plus performants ? Quel pourcentage de projets respectent leurs budgets ? Quels types de projets sont les plus rentables ?

Même si Paul comprenait l’intérêt de ces questions, il eut beaucoup de difficulté à y répondre, car sa plateforme de gestion de tâches offrait très peu de renseignements financiers.

Passer d’un logiciel de gestion à un autre

Paul et son équipe ont fait des recherches et ils ont remplacé leur logiciel de gestion de tâches par un nouveau logiciel de gestion de projets intégré qui s’occupe aussi des aspects financiers. Un logiciel qui fait toujours la gestion de tâches et la compilation des feuilles de temps, mais qui offre en plus une foule de fonctions liées au calcul des coûts de projets et à l’analyse de la rentabilité. Avec la capacité de générer des devis et des factures, de gérer les budgets et de suivre plusieurs données financières, Paul a été en mesure de comprendre par où s’échappaient ses profits et de colmater les brèches. Il a fait plusieurs changements dans le fonctionnement de son entreprise, il a modifié sa façon d’établir les devis et de fixer les prix de ses services. Après quelques mois, son entreprise a sensiblement augmenté ses bénéfices. Aujourd’hui, la croissance est de retour ! Sa boîte peut grandir sur des bases beaucoup plus solides.

Et vous ? Est-ce que votre histoire ressemble à celle de Paul ? Est-ce que votre entreprise est équipée d’un logiciel de gestion qui intègre un volet financier ?

Choisir l’outil le plus complet

Même si la gestion financière n’est pas toujours la plus sexy pour une personne créative, elle est très certainement le fondement d’une bonne gestion d’entreprise. Ne laissez pas vos affaires reposer sur une plateforme de gestion qui n’offre qu’une partie des informations dont vous avez besoin. Pensez plus large, intégrez l’argent à votre façon de regarder l’évolution de vos projets. Ce n’est pas plus compliqué… et ça change tout !

* Toute ressemblance avec une personne ayant réellemment existée est pure coïncidence… mais, l’histoire de Paul est inspirée de faits réels.

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
et entrepreneur depuis 25 ans !

J’ai développé un logiciel de gestion de projets pour ma première entreprise : un studio de graphisme. Au fil des années, ce logiciel a évolué, a pris le nom de Casserole et a gagné le cœur de plusieurs centaines d’entrepreneurs dans le secteur des services. Je vous invite à visiter notre site et découvrir comment la dernière mouture de Casserole Nova pourra avoir un effet positif sur vos affaires !

Maxime Tremblay
Président de Fin Finaud Consultant
Concepteur de Casserole Nova
et entrepreneur depuis 25 ans !

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